Document management e content management
24/06/2005
di Andrea Ganduglia (info@openclose.it)
Tra Document Management System e Content Management System esistono sottili ma importanti differenze, vediamole.
Tra DMS e CMS esiste una sostanziale differenza, si tratta di due sistemi tra loro complementari e molto spesso integrati, ma vale la pena capirne le differenze per fare una scelta consapevole tra uno e l'altro.
Document Managent System (DMS)
L'amministrazione dei documenti è certamente una disciplina consolidata, nata fuori dalle esigenze aziendali di amministrare un alto numero di documenti. Un DMS può avere queste caratteristiche:
orientato all'amministrazione dei documenti;
orientato alla conservazione ed archiviazione dei documenti;
ogni unità di informazione è ragionevolmente grande ed autonoma;
ci sono pochi (se non nessun) link tra i documenti;
l'archiviazione dei documenti avviene nel loro formato originale;
non possiede evoluti strumenti di ricerca all'interno dei documenti.
Questa è ovviamente una descrizione sommaria e generica di un DMS, molti sistemi offrono funzionalità aggiuntive i solo una parte di quelle descritte.
Content Management System (CMS)
I CMS sono una invenzione recente, progettati originariamente per le crescenti necessità di amministrazione di siti web e intranet. Un CMS può essere descritto come segue:
amministra unità minime, ma fortemente interconnesse, di informazione (es. pagine web);
ogni unità di informazione trova una sua precisa collocazione all'interno della struttura (es. sito web);
orientato principalmente alla creazione e alla manutenzione di pagine (unità d'informazione);
fornisce una forte integrazione tra la creazione e l'archiviazione dei documenti;
fornisce una vera e propria piattaforma per la creazione delle unità d'informazione (non è necessario ricorrere a software esterni).
Integrazioni
Recentemente sono comparsi sulla scena sistemi conosciuti come "Enterprise CMSs", che consistono in CMS web-based con capacità integrate di DMS. Questi seguono un percorso che cerca di soddisfare le attuali esigenze di information management, anche se gli alti costi e l'alta complessità di questi sistemi non sono ancora in grado di assolvere a pieno questo compito.
Per riassumere
Gestione dei contenuti e gestione dei documenti sono sistemi complementari e non tecnologicamente concorrenti. Per scegliere un sistema di gestione delle informazioni appropriato al proprio business sarà prima necessario conoscere le differenze e le specificità di ogni sistema.
Articolo tratto da OpenClose (http://www.openclose.it)
