Identificazione di Aree Organizzative Omogenee

Questo non è un concetto nuovo, ma era già stato introdotto dal DPR 428. Un'Area Organizzativa Omogenea è all'atto pratico una Unità Organizzativa che usufruisce di un medesimo Sistema di gestione interna dei flussi documentali. Molto probabilmente si constaterà che queste Aree coincidono con "luoghi" ove si tengono registrazioni di protocolli particolari. Ebbene, essendo questa una se non la primaria causa del rallentamento del flusso documentale nell'Ente e della produzione di dati ridondanti, come ad esempio l'apertura di fascicoli già esistenti, si va a sostituire a questa pratica l'utilizzo di tecnologie quali scanner, posta elettronica e strumenti informatizzati di lavoro collaborativo per riuscire a far sì che l'Area possa servirsi del Protocollo Centrale, senza dover procedere ad ulteriori registrazioni.

Chiaramente questo è un processo che si può facilmente realizzare solo se l'Ente si è già dotato di un sistema informatizzato di protocollo, della cui importanza ci si può rendere conto leggendo le leggi.

Grazie a questo sistema informatizzato, si riesce a:

– Effettuare una sola registrazione di Protocollo Generale per ogni documento, che rimane tale per tutta la sua vita all'interno dell'Ente, e di cui si servono tutti gli uffici che lo prendono in carico (sempre che per legge non siano tenuti a registrarlo in via particolare, come per le Anagrafi relativamente ai cambi di residenza);

– Riuscire grazie al sistema di protocollo informatizzato di poter tenere traccia dei movimenti del documento

Realizzare il Cambiamento

Il primo passo nel processo di cambiamento nei flussi documentali di una Amministrazione è la messa in opera di un nucleo minimo di Protocollo informatizzato. Come espresso nel DPR 428 del 1998, un nucleo minimo di protocollo informatizzato deve riuscire a fornire dei servizi di certificazione relativi all'inizio della vita del documento all'interno dell'Amministrazione Questo principio è fondamentale sia per i documenti inviati all'Amministrazione (che non può negare di aver ricevuto il dato documento, e di aver in qualche modo iniziato il suo trattamento) che per quelli prodotti all'interno dell'Amministrazione (che può dimostrare così l'inizio del talaltro procedimento).

Nel DPR 428 sono comunque elencate sia le regole organizzative di questo processo, che le specifiche tecniche dei sistemi tecnologici adatti.

In pratica l'Amministrazione deve in primo luogo:

– Mantenere un registro informatico su cui registrare il numero progressivo unico di protocollo, la data d'ingresso o di formazione del documento, il mittente o il destinatario del documento, ed il suo oggetto;

– Nominare un responsabile a capo di questo servizio;

– Assicurarsi che unitamente a questa registrazione di Protocollo avvenga anche l'operazione di Segnatura del documento originale;

– Mettere a punto il sistema di classificazione dei documenti anche in modalità minima, come previsto dal DPR 428.

Queste azioni, che rappresentano l'inizio della fase di cambiamento nel flusso di gestione dei documenti all'interno dell'Ente, e quindi di conseguenza all'intero flusso di lavoro, o workflow, dell'Amministrazione, comunque non possono non avere dei seguiti, questo perché realizzano il cambiamento solo per quanto riguarda la registrazione dei documenti, coinvolgono solo l'Ufficio Protocollo, e soprattutto non si tiene debito conto della possibilità che questo sistema minimo offre, e cioé di permettere di poter trattare, formare e gestire a tutti i sensi di legge documenti in formato informatico.

La gestione vera e propria dei documenti in formati informatico può essere realizzata solo predisponendo ed attuando l'attività di scansione dei documenti che arrivano all'Amministrazione ancora in formato cartaceo, e la susseguente assegnazione per via telematica al Dipendente che procede al trattamento, che provvederà a gestirlo con gli strumenti propri del procedimento avviato, vedi SISPE, sistemi contabili avanzati, o tutte le altre Applicazioni informatiche su cui ogni giorno già ora lavorano i Dipendenti Pubblici. Questo però si può attuare solo quando l'Ente si sarà dotato di un titolario e di un sistema di classificazione e fascicolazione dei documenti avanzato, quanto mai preciso e dettagliato, per effettuare le assegnazioni e quindi dare senza possibilità di dubbio ad ogni documento l'assegnazione adeguata.

Seguendo questo percorso, l'Ente in questione ha già attuato la maggior parte dei compiti di riorganizzazione dei processi e del flusso lavorativo al suo interno:

– Il documento dall'inizio del suo percorso nell'Amministrazione fino alla sua archiviazione segue un percorso preciso ed è sempre localizzabile con certezza, rendendo così trasparente il Procedimento Amministrativo, come vuole la Legge Bassanini;

– Il tempo risparmiato dal Dipendente nella ricerca dei documenti, nella fascicolazione e catalogazione, nella presa in carico e scarico dei documenti e nel trattamento stesso è enorme, realizzando a tutti gli effetti una razionalizzazione dei Processi Amministrativi all'interno dell'Ente.

L'Amministrazione non si troverà spiazzata quando, dal 1° Gennaio 2004, il Cittadino o l'Impresa potrà inviare agli Enti Documenti Informatici che, se correttamente formati, potranno e dovranno dare avvio a Procedimenti Amministrativi regolari alla stessa stregua di documenti cartacei, con rischi di durissime sanzioni per le Amministrazioni inadempienti.