Il Documento Informatico

Che cosa succede se un'Amministrazione riceve un documento per posta? Esso viene ricevuto dall'ufficio di Protocollo, che appone il suo timbro recante data di ricezione e numero di Protocollo, e poi viene smistato all'ufficio di competenza. Questo si accerta dell'autenticità del mittente tramite, poniamo il caso, dal riconoscimento della firma autografa, o dalla carta intestata, e così in tutta sicurezza dà avvio ai procedimenti richiesti e successivamente la archivia. Che cosa cambierà dal 1° Gennaio 2004, e cioè quando tutte le Amministrazioni italiane dovranno adeguarsi per essere in grado di dialogare fra loro e con l'esterno tramite strumenti telematici? Come una e-mail potrà essere considerata dall'Ente autentica e valida a tutti gli effetti di Legge. Un semplice file può avere le caratteristiche proprie di un documento cartaceo, e cioè di:

– riservatezza: il contenuto deve essere accessibile solo al mittente e al destinatario?

– integrità: il documento non deve subire alterazioni durante lo scambio?

– autenticazione: il documento proviene effettivamente dal mittente?

– non ripudiabilità: chi trasmette/riceve non può negare di avere trasmesso/ricevuto?

Per fortuna un modo per fare sì che le risposte a queste domande diano un risultato positivo e quindi probante per ogni Amministrazione esiste già, ed è il Documento Informatico.

Basato sulla tecnica di Firma Digitale, ed associato ad un particolare formato, l'XML, esso riesce a soddisfare tutti i requisiti posti dall'Autorità per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione, e le norme contenute nel Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa. Vediamo insieme in cosa consistono gli accorgimenti sopra indicati.

La Firma Digitale

Sul piano storico, la Firma Digitale prende vita da un sistema crittografico. La crittografia è quel sistema che consente di cifrare i messaggi in modo che solo il destinatario designato possa essere in grado di leggere correttamente il messaggio, grazie ad una chiave di lettura fornitagli dal mittente.

La Firma Digitale si basa su questo meccanismo, applicato ad un documento elettronico, qualunque esso sia, in quanto si tratta sempre di sequenze di caratteri binari.

Le peculiarità di questo sistema sono:

– si basa su una coppia di chiavi crittografiche: una pubblica e una privata;

– la chiave pubblica è disponibile presso registri liberamente consultabili, quella privata è nota solo al possessore;

– un documento informatico, cifrato con una chiave della coppia, può essere decifrato solo con l'altra chiave della stessa coppia;

– la conoscenza di una della due chiavi non permette di desumere alcuna informazione sull'altra.

Dal punto di vista pratico, coloro che vogliano usare il sistema devono dotarsi di una coppia di queste chiavi, generabile da strumenti informatici già ampiamente diffusi quali i browser. Una delle due chiavi sarà tenuta segreta dal possessore (chiave privata); l'altra verrà pubblicata (chiave pubblica) su speciali elenchi disponibili a tutti. Con questa coppia di chiavi si possono effettuare tre operazioni distinte tra loro:

– firmare un documento per garantire la identità del suo estensore, che non potrà quindi "ripudiarlo";

– rendere inalterabile un documento;

– cifrare un documento per limitare la sua lettura al solo destinatario.

La Norma che sancisce il funzionamento e la legalità di tutto ciò fa riferimento essenzialmente al Testo Unico contenuto nel DPR 445 del dicembre 2000, che va ad abrogare il DPR 513 del 1997, nato per l'esigenza di attuare i dettami contenuti nella cosiddetta "Legge Bassanini".

Il particolare che più colpisce nella lettura del Testo Unico è che per la prima volta il Legislatore ha dedicato più della metà degli articoli ad argomenti squisitamente tecnico - informatici, che fino a poco tempo fa venivano considerati esclusivo dominio degli addetti ai lavori. Questo è un grande e forte segno di come oggi la Pubblica Amministrazione sia al passo con i tempi, e con i mezzi propri della Società dell'Informazione.

Il valore giuridico degli atti formati con sistemi informatici o telematici dalla Pubblica Amministrazione e dai privati, la validità dei contratti stipulati nelle medesime forme, grazie al meccanismo introdotto dalla firma digitale, hanno innovato profondamente il nostro ordinamento giuridico, ponendolo all'avanguardia rispetto ai partner europei, in quanto le chiavi che vengono ammesse dalla Legge sono fra le più difficoltose da manomettere a livello informatico.

A livello europeo infatti il testo di riferimento è la Direttiva 93 del 13 Dicembre 1999, relativa ad un Quadro Comunitario per le Firme Elettroniche.

Gli obiettivi che l'introduzione del Documento Informatico basato su Firma digitale ci porta a raggiungere sono principalmente:

– La standardizzazione della comunicazione con la Pubblica Amministrazione;

– La Semplificazione Amministrativa, grazie ai nuovi mezzi telematici di comunicazione che divengono canali sicuri e privilegiati per il cittadino e per le imprese;

– La Razionalizzazione dei costi e delle risorse nelle Amministrazioni (pensiamo solo alla carta che verrebbe risparmiata!);

– La spinta decisiva che si darebbe alla Società dell'Informazione in Italia.

Questo significa che quando la Macchina Amministrativa si sarà allineata alle direttive tecnologiche, dati i bassi costi ed i tempi ottimali del mezzo telematico, cittadini ed imprese potranno vantaggiosamente usufruire del mezzo privilegiato per la comunicazione con gli Enti, e viceversa, senza possibilità di confusione su date di invio e di ricezione dei Documenti Informatici, sulle identità dei mittenti o dei destinatari, e sui formati stessi dei file.

Il formato del Documento Informatico: l'XML

Oltre che potersi accertare dell'identità del mittente, un'Amministrazione ha anche l'esigenza di sapere con certezza la data di nascita di un determinato documento, o la sua data di assunzione, o se esso è integro o ben compilato in ogni sua parte. Di tutto questo si è occupata l'Autorità per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione, introducendo l'XML come il formato unico dei documenti entranti od uscenti in una Amministrazione.

Ma che cos'è l'XML? Esso è un particolare linguaggio di MarkUp, più simile a quello che si utilizza per creare le pagine per Internet, che non quello che i programmatori utilizzano per rendere disponibili applicazioni come Word o StarOffice. Da ciò non bisogna pensare che sia complicato creare un documento con Xml, ma solo che in un documento Xml possono esistere delle parti obbligatorie da riempire, della cui assenza si può facilmente accorgere chiunque, e che queste devono essere riempite in modo univoco. È nato d'altro canto da una evoluzione del SGML, che è il linguaggio degli standard per eccellenza, e tutti questi elementi lo rendono quindi lo strumento privilegiato per i documenti nella Pubblica Amministrazione.

Il documento XML è formato da due parti, una che è il file "vero e proprio", e l'altra che è il DTD, dove sono esplicitate tutte le parti che compongono quel particolare documento. Il DTD di un documento amministrativo può contenere ad esempio data, anagrafica del richiedente, oggetto della richiesta, codice fiscale o altro. È stato così fissato che all'interno del sito dell'AIPA si troverà il DTD "unico" per tutti i documenti della Pubblica Amministrazione italiana, conservato su di un server protetto, in modo da standardizzare e conformare i moduli e le bozze di documenti che si stanno creando in tutta Italia in attesa della fatidica data del 1° Gennaio 2004. Inoltre il documento XML può essere infatti facilmente controllato tramite un Parser, per assicurarsi della sua integrità.

In Italia il Ministero delle Finanze con il Decreto del 24 Dicembre 1999 ha definito l'Xml come unico formato per poter registrare elettronicamente i Contratti di Locazione.

Fra le esperienze di Amministrazioni che stanno lavorando sull'Xml, è emblematico il caso del Ministero dell'Ambiente, che ha basato sull'Xml lo standard per lo scambio di dati e procedure inerenti la Protezione Civile con altri Enti, quando ha recentemente implementato un sistema per la pianificazione e gestione delle emergenze ambientali accessibile dal Web, e che permette la collaborazione tra Regioni, Provincie e Comuni che spesso usano diversi metodi e software per lo stesso scopo. Questa esperienza mette in luce anche l'altra enorme potenzialità dell'Xml, e cioè che è aperto a tutti gli altri formati di dati in entrata, e che li può per così dire "formattare" in uno standard ammissibile come Documento per la Pubblica Amministrazione.

Oltre questo, è necessario riportare che la Presidenza del Consiglio dei Ministri è recentremente entrata a far parte del W3C, l'organizzazione sovranazionale che si occupa di implementazioni e standard per Internet.

A questo punto è fuori da ogni dubbio che l'Xml apre le porte a quelle innovazioni necessarie ed auspicabili per quanto riguarda l'Interoperabilità nelle Pubbliche Amministrazioni, intesa come il poter organizzare il flusso documentale ed il flusso di lavoro (workflow) mediante strumenti informatici e telematici, come indicato nel prossimo capitolo.