Il Sistema di Gestione Elettronica dei Documenti

A questo punto, con tutti gli strumenti alla mano, si apre l'argomento di come verranno ricevuti, smistati ed inviati per via telematica i Documenti Informatici nelle Pubbliche Amministrazioni.

Per poterlo fare, andiamo ad esaminare il flusso documentale cartaceo all'interno di un'Amministrazione.

La situazione preesistente

In modalità più o meno simili per tute le Amministrazioni, siano esse Comuni, Province, Regioni, o ASL e Ministeri etc., il documento arriva, ed è ricevuto dall'Ufficio Accettazione, che appone un timbro datario per sancire la data d'ingresso del documento nell'Amministrazione. Subito dopo la corrispondenza viene smistata, effettuando un distinguo fra Posta Importante e non: il documento importante viene prima visionato da parte del Presidente, del Vice Presidente e del Segretario Generale, dopodiché raggiunge l'Ufficio Protocollo ed Archivio, ufficio già raggiunto dal documento giudicato non importante. Qui entrambi vengono classificati e fascicolati, protocollati e trasferiti all'ufficio di competenza. Alla fine del trattamento, il documento viene versato nell'archivio di deposito.

I limiti del sistema presentato sono lampanti e macroscopici, per i rischi ad essi connessi:

– La Posta Importante raggiunge l'Ufficio Archivio e Protocollo dopo essere stata visionata dal Presidente, dal suo Vice e dal Segretario Generale, col rischio di far trascorrere in questa operazione parecchio tempo dal momento di ricezione al trattamento vero e proprio;

– L'Ufficio Protocollo ed Archivio ha il compito di svolgere all'atto pratico tutte le fasi salienti della Gestione dei Documenti, a partire dalla Protocollazione, Classificazione e Fascicolazione fino ad arrivare alla registrazione degli estremi dei trasferimenti dei fascicoli, la ricerca ed acquisizione dei documenti, al versamento dei fascicoli relativi a procedimenti conclusi nell'Archivio di deposito. Se la quantità di documenti in questione è onerosa, l'attività di questo ufficio risulta poco tempestiva e rallenta di fatto tutta l'attività Amministrativa dell'Ente in questione;

– L'ufficio Protocollo ed Archivio è uno solo, e nel caso a cui ci stiamo riferendo cioè di un Ente di grosse dimensioni, non riesce ad agevolare la comunicazione fra il personale addetto alla Gestione dei Documenti ed i Responsabili dei Procedimenti Amministrativi, arrivando a complicare e rallentare le attività di classificazione e fascicolazione dei documenti, in quanto non potendo questi ultimi essere competenti in ogni dettaglio di tutti i procedimenti dell'Ente rischiano di non essere in grado di effettuare con la richiesta precisione le operazioni di fascicolazione o di classificazione dei documenti;

– Infine ogni trasferimento di fascicoli da un ufficio all'altro, naturalmente necessario nei Procedimenti Amministrativi, richiederebbe due passaggi per l'Ufficio Protocollo ed Archivio (uno all'arrivo ed uno al ritorno) per consentire la registrazione dei percorsi seguiti dal documento nell'Ente in questione, allungando oltremodo la procedura.

Secoli di storia nella disciplina Archivistica ci insegnano che il flusso documentario, ed il relativo "stato di salute dell'archivio" in qualunque tipo di organizzazione sono al fondamento della funzionalità e del successo dell'organizzazione stessa, sia essa una piccola impresa come un Ente di grosse dimensioni. Purtroppo, alla luce delle precedenti considerazioni, e considerando altresì che la gestione del flusso documentale a cui fanno capo le Pubbliche Amministrazioni è lo stesso dal Regio Decreto n.35 del 25 Gennaio 1900, si evince che questo sistema non è assolutamente adeguato ad un Ente che si appresta a fare parte integrante con la Società dell'Informazione!

Lo scenario individuato dalla Normativa di Prossima Attuazione

Alla situazione in generale, ma soprattutto ai Dipendenti Pubblici che si trovano loro malgrado coinvolti in questo scenario di profonde innovazioni viene in aiuto il Legislatore, con una serie di norme illuminate dal 1997 fino all'ultimo Testo Unico, e tutte le opportunità di Formazione Professionale, anche erogate in e-Learning, prefigurate dalle nuove norme che regolano il Pubblico Impiego.

È fuori da ogni dubbio che un'Amministrazione nell'esercizio delle sue funzioni consuma e produce una grande quantità di informazioni, che possono essere o no Documenti, ma lo divengono sicuramente a seguito dell'ingresso nell'Ente grazie alla Protocollazione. Questo mette in luce il ruolo nevralgico dell'Ufficio Protocollo negli Enti, ma esso non può essere aiutato nei suoi processi se non si dà vita comunque ad un sistema che sia di supporto effettivo al lavoro cooperativo di tutto l'Ente.

La creazione di un sistema di Protocollo Informatico ed Informatizzato può avvenire solo ed unicamente mediante lo studio dei flussi documentali all'interno dell'Organizzazione, e quindi dei Processi Amministrativi.

Questo enorme processo, questo salto di qualità che permette alla Pubblica Amministrazione in Italia di mettersi al passo con gli altri paesi membri dell'Unione Europea, se non addirittura all'avanguardia, può essere effettuato mediante alcuni steps, o passi obbligati, come illustrato dalle linee guida del Gedoc 2, che consentono di regolarizzare il Flusso Documentale all'interno dell'Ente:

1. L'identificazione all'interno dell'Ente di Aree Organizzative Omogenee;

2. Realizzare l'integrazione fra:

– Nucleo Minimo di Protocollo;

– Gestione Documentale;

– Flusso di Lavorazione Documentale;

– Riorganizzazione dei processi.

Andiamo ad analizzare queste fasi nel dettaglio.